仕事の悩み

【説明下手を解消】相手に上手く伝えるためのポイント

仕事の悩み

どうも、まっさんです。

皆さん、学校や職場、日常生活場面において相手に物事を伝える際、こんな経験はしたことはないでしょうか?

  • 会話の途中で混乱し内容を忘れる(結局何が言いたいのかわからなくなる)

  • ”どういうこと?”と聞き返される

  • ”話が長い”と言われる
  • 伝えたい気持ちはあるけどなかなか伝わらない…そんな悩みを解決する内容を紹介します。

    会話の途中で混乱する・内容を忘れる原因は?

    混乱や忘れる原因は、ズバリその人の自己認識や能力、置かれている環境などが影響していると考えます。

    例えば、以下のようなことが挙げられます。

    • 極度の緊張
    • 注意力が低下している(周りが気になり集中できていない)
    • 話す内容量が多くて頭の中を整理できていない
    • 目的が定まっていない
    • 疲れている

    上記のように色々な原因が考えられます。それぞれ説明しますね。

    極度の緊張

    (例:怖い上司への報告や緊迫した場面での発表、プレゼンなど)

    話す相手や場所によっても変わりますが”失敗しないように”、”怒られないように”、”緊張しないように”と思えば思うほど、さらに緊張してしまい体がガチガチに..報告どころじゃなくなってしまいます。

    注意力が低下している

    報告中に周囲の話し声や音、動いたものに反応してしまい内容がわからなくなることってありませんか?

    頭の中で考えている内容に周囲から上記のような刺激が入ってしまうと内容がゴチャゴチャになることも。

    外からの情報をしっかり遮断し話に集中できれば問題ありませんが、自分の好きな話題や好きな人が通るなど興味があるものだと、なおさら集中できないですよね。

    話す内容量が多く頭の中を整理できていない

    一度に記憶できる容量は人それぞれですが、内容が難しい・多ければ多いほど内容を思い出してまとめるのに時間を必要とします。

    全ての出来事を伝えようとするあまり、全体的にふわっとした説明や順序立てれずに内容がバラバラになってしまうなどの状態に陥ります。

    目的が定まっていない

    伝える時に「(結果が)どうなってほしいか」が決まってないと必要でない情報(どこで何をして、誰から何を言われて、僕はこう思うんですけど…等)まで相手に伝えることになり話す内容が長くなってしまいます。

    疲れている

    仕事や学校帰り、寝不足などで疲れていると、ぼーっとなり集中力が低下してしまい内容がまとまりにくくなります。

    信頼関係が得られにくくなる可能性も

    伝える相手にもよりますが、伝え方次第では信頼されなくなることもあります。

    例えば、会社の上司への報告や連絡、相談。   

    忙しい仕事場面で気が早い上司へ最初から最後まで報告となると、全体の話を汲み取り、理解する必要があります。

    忙しいとさらに頭の中を整理しなくてはなりません。

    相手は”話を受信する(聞く)”側です。

    話を伝える側よりも話の意図を汲み取ることに”膨大なエネルギー”が使用され、それが”ストレス”に繋がります。

    最初のうちは許されるかもしれないですが、積み重なることで「この人は話を理解していない」と捉えられてしまい、結果的に信頼関係も得られにくくなります。

    では、どうすれば相手に理解してもらえるようになるでしょうか?

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    結論・話の根拠・具体例+αで考える

    まずは以下の流れを覚えましょう。

    ポイント

    1. 結論
    2. 根拠
    3. 具体例
    4. +α

    結論を伝えるには必ず根拠(理由)があります。



    なぜその結論がいいのか、なぜその施策をやるのかなど、人に提案する場合は必ず根拠があります。



    それに合わせて具体例+αを加えることで、さらに相手の理解が深まります。

    結論から先に伝える

    結論は相手に方向を示し動いてもらうために行うものです。



    「結論から先に伝える」ということは知っているのになぜか話が長くなってしまうということがあります。


    また、明確にしていたとしても、あれやこれやと言いたいことが出てきて、それを加えているうちに、なんだかよくわからなくなっていくこともあります。



    伝える前に、本当に伝えたいことは何か?と自分の中で問いて整理して話しましょう。

    根拠は3つあれば説得力が上がる

    話が長い人の特徴の1つとして根拠をたくさん話す人がいます。



    仕事では「なんかたくさん話してたな」と、かえって印象に残らないようになります。



    根拠がたくさんあったり、1つだけだと説得力が弱いので目安で3つほどあれば問題ないでしょう。
    以下に例を示します。

    具体例

    例①

    • 店に行こう。
      1美味しいから。

    例②

    • 店に行こう。
      1美味しくて、2安くて、3雰囲気がいいから。

    いかがでしょうか?当然、後者の方が説得力があり「そこに行きたい!」となりますよね。

    具体例を補足し相手にイメージを持たせる

    結論で「私の主張はこうです」、根拠で「理由は3つあります、1つ目は・・だからです」と述べると、
    ここで聞き手側が話の枠組みの理解ができます。

    ただ、これだけでは理解は深められません。

    具体例

    例①

    • 私はこの人が好きです。理由は3つあります。1つ目は・・だからです。例えば・・です

    このように理由のあとに具体例を補足することで、より相手にイメージを持たせることができます。

    もちろん、例えばという文言は文脈に合わせて言ったり言わないこともあります。

    話の具体性をイメージさせつつ表現(+α)を加える

    その場の状況に合わせて以下の要素を加えることで相手に伝わりやすくなります。

    • 視線:しっかりと相手を見る

    • 手振り:多少の動きをつける(大げさにせず、さりげなく)

    • 声:強調するところで大きくしたり、「ここだけの話」の時に小さくするなど

    • 間合い:話の区切りで、普段より3秒ほど長く、間をとってみる

    大事なのは、これら1つひとつの要素をどうするかではなく、相手に、自分が伝えたいことがしっかりと伝わり、動いてもらうため、ということです。

    【まとめ】説明下手は、結論・根拠に具体性+α(表現)を加えて解消

    どうしても報告する内容が増えて「結局、何が言いたいんだっけ・・」と、混乱する時がありますよね。

    「伝えたいけど、伝わらない」そんな悩みに対する解消のポイントを紹介しました。

    今記事のまとめを以下に載せておきます。

    会話の途中で混乱・忘れる原因は

    • 極度の緊張
    • 注意力が低下している
    • 話す内容量が多く頭の中を整理できていない
    • 目的が定まっていない
    • 疲れている
    結論・根拠に具体性+α(表現)
    • 結果:相手に方向を示し動いてもらうために行うもの
    • 根拠:3つの根拠で説得力が上がる
    • 具体性:例えば・・で相手にイメージを持たせる
    • +α(表現):自分が伝えたい事を伝え、動いてもらうようにする

    まずは上記を意識して伝えることからはじめてみましょう。

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